Запись клиентов в таблице: шаблон Excel и формулы

Таблица для записи клиентов - самый простой способ перестать держать расписание в голове. Для неё не нужны сервисы и деньги, хватит Excel или Google Таблиц. Ниже: какие колонки завести, как раскрасить статусы, какие формулы посчитают выручку и неявки, где таблица начинает мешать и когда пора переходить на онлайн-запись.

Скачать шаблон таблицы записи клиентов (CSV)

Файл открывается в Excel и Google Таблицах: кириллица читается, колонки разделены точкой с запятой. В нём заголовки и пять примеров строк, которые нужно заменить своими. Сохраните его как .xlsx, чтобы работали цвета и формулы.

Какие колонки нужны в таблице записи

В шаблоне десять колонок:

Колонка	Что писать
A. Дата	Дата визита: 05.11.2026
B. Время	Начало визита: 10:00
C. Клиент	Имя и фамилия
D. Телефон	Контакт для связи
E. Услуга	Название из вашего прайса
F. Длительность, мин	60, 120: по ней видно, когда вы освободитесь
G. Цена, руб	Сколько стоит визит
H. Статус	Записан, Пришёл, Не пришёл, Перенёс, Отменил
I. Откуда пришёл	Рекомендация, Telegram, ВКонтакте, Яндекс Карты
J. Комментарий	Предпочтения, аллергии, о чём договорились

Колонка «Откуда пришёл» - единственная, которую часто пропускают, и зря. Через два месяца видно, какой канал приводит клиентов, и в какой стоит вкладываться.

Репетитору вместо услуги подойдёт «Предмет», а в комментарий удобно писать тему урока и домашнее задание. Если вы работаете одна, колонку «Мастер» заводить не нужно, а если вдвоём, добавьте её после «Услуги».

Один лист на месяц или один общий список

Есть два рабочих варианта.

Один лист на месяц. Листы «Ноябрь», «Декабрь», «Январь». Каждый короткий, листать нечего, итоги месяца видны сразу внизу. Минус: чтобы найти, когда клиент был полгода назад, придётся открывать несколько листов.

Один общий список. Все записи в одном листе, новые строки добавляются вниз. История клиента ищется одним фильтром по фамилии. Минус: через полгода в таблице сотни строк, и без фильтра по дате неудобно смотреть на ближайшую неделю.

Практичный выбор: один общий список и фильтр по дате для текущей недели. Если записей мало, листов на месяц хватит. Важно одно: не смешивайте оба варианта, иначе часть клиентов окажется в одном месте, часть в другом.

Настройки, которые стоит сделать сразу

1. Закрепите строку заголовков. В Excel: «Вид» - «Закрепить области» - «Закрепить верхнюю строку». В Google Таблицах: «Вид» - «Закрепить» - «1 строка».

2. Сделайте выпадающий список для статуса. Выделите колонку H. В Excel: «Данные» - «Проверка данных» - «Список». В Google Таблицах: «Данные» - «Настроить проверку данных» - «Раскрывающийся список». Впишите: Записан, Пришёл, Не пришёл, Перенёс, Отменил. Так статус всегда написан одинаково, и формулы его находят.

3. Задайте формат даты. Колонка A должна хранить настоящие даты, а не текст. Тогда таблицу можно сортировать по дате и считать по месяцам. Проверьте: если дата выровнена по левому краю, это текст.

4. Включите фильтр. «Данные» - «Фильтр». Теперь можно показать только сегодняшний день или только одного клиента.

Цвета для статусов

Раскраска превращает таблицу в расписание, которое читается с одного взгляда.

Рекомендуемая схема:

• Записан - без заливки или светло-серый
• Пришёл - светло-зелёный
• Не пришёл - красный
• Перенёс - жёлтый
• Отменил - серый

Как настроить в Excel: выделите строки данных, «Главная» - «Условное форматирование» - «Создать правило» - «Использовать формулу». Формула для красной строки: =$H2="Не пришёл", затем выберите заливку. Для каждого статуса повторите правило со своей формулой и цветом.

В Google Таблицах: «Формат» - «Условное форматирование» - «Ваша формула». Та же формула =$H2="Не пришёл", диапазон A2:J1000.

Знак доллара перед H нужен, чтобы окрашивалась вся строка, а не одна ячейка.

Формулы для выручки и неявок

Формулы ниже написаны для русской версии Excel и Google Таблиц, где аргументы разделяются точкой с запятой. Колонки соответствуют шаблону.

Выручка по пришедшим клиентам:

=СУММЕСЛИ(H:H;"Пришёл";G:G)

Функция складывает цены из колонки G там, где в колонке H стоит «Пришёл». Неявки и отмены в выручку не попадают.

Выручка за конкретный месяц из общего списка:

=СУММЕСЛИМН(G:G;H:H;"Пришёл";A:A;">="&ДАТА(2026;11;1);A:A;"<"&ДАТА(2026;12;1))

Подставьте нужные год и месяц. Формула берёт цены пришедших клиентов с 1 ноября до 1 декабря.

Сколько клиентов пришло:

=СЧЁТЕСЛИ(H:H;"Пришёл")

Сколько неявок:

=СЧЁТЕСЛИ(H:H;"Не пришёл")

Доля неявок:

=СЧЁТЕСЛИ(H:H;"Не пришёл")/(СЧЁТЕСЛИ(H:H;"Пришёл")+СЧЁТЕСЛИ(H:H;"Не пришёл"))

Результат отформатируйте как процент. Эта доля показывает, сколько визитов вы теряете: если из 40 записей не пришли четверо, это 10%.

Потерянные деньги из-за неявок:

=СУММЕСЛИ(H:H;"Не пришёл";G:G)

Эту цифру полезно знать. Она показывает, сколько стоят неявки в рублях за месяц.

Формулы лучше вынести в отдельную ячейку над таблицей или на отдельный лист «Итоги», чтобы они не уезжали вниз при добавлении строк.

Как не записать двух клиентов на одно время

Таблица сама не проверяет занятость. Три приёма, которые снижают риск:

• Сортируйте таблицу по дате и времени после каждой новой записи.
• Перед записью смотрите на столбец «Длительность»: маникюр с покрытием в 10:00 на 120 минут занимает время до 12:00, следующее окно с запасом начинается в 12:15.
• Вписывайте запись сразу, пока клиент на связи. Запись «потом внесу» теряется.

Если работаете не одна, заведите таблицу в Google Таблицах и дайте доступ напарнице, чтобы вы обе видели актуальную версию. Но при одновременной записи двое всё равно могут занять одно окно, и уследить за этим придётся вручную.

Где таблица перестаёт справляться

Таблица хорошо отвечает на вопрос «что было» и считает деньги. С вопросом «как клиенту записаться» она не помогает.

Клиент не видит свободное время. Таблицу видите только вы. Клиентка пишет «Когда есть окно?», вы открываете файл, ищете, отвечаете. Если она пишет в 23:00, ответ получит утром, а запишется, возможно, к другому мастеру.

Нет напоминаний. Таблица не напомнит клиенту о визите. Десять записей на завтра - это десять сообщений вечером вручную.

Нет проверки занятости. Таблица не знает, что услуга занимает два часа и что в 11:00 окна нет. Двойную запись вы обнаружите, когда придут двое.

Таблица живёт в одном месте. Файл Excel остался на домашнем компьютере, а клиент звонит, когда вы в дороге. Google Таблицы с телефона открываются, но таблица на десять колонок плохо читается на маленьком экране.

История клиента тонет в строках. Чтобы узнать, что делала Анна в прошлый раз, нужно искать её фамилию через фильтр по всем месяцам.

Когда переходить на онлайн-запись

Перейдите, если совпадают два-три признака:

• вы отвечаете на «когда есть окно» каждый день;
• клиенты пишут вечером и ночью, а вы отвечаете утром;
• у вас бывали двойные записи или забытые визиты;
• записями занимаетесь вы и ещё кто-то;
• вы тратите вечер на напоминания клиентам.

Если клиентов пять-десять и все постоянные, таблицы хватит. Перегружать себя сервисом не нужно.

Как выглядит та же таблица онлайн

Zabookni устроен как таблица записей, которая заполняется сама. Клиент открывает вашу ссылку, выбирает услугу и видит только свободные окна с учётом длительности, перерывов и запаса времени между клиентами. Записаться на занятое время нельзя, поэтому двойных записей не бывает. Длительность и цена берутся из услуги, которую вы создали заранее.

Что остаётся от таблицы:

• Список записей с датой, временем, клиентом и услугой.
• Клиентская база с историей визитов и заметками.
• Напоминание за 24 часа в Telegram-боте Zabookni с кнопками «Подтверждаю, приду» и «Отменяю, не приду», если клиент включил уведомления.
• Уведомления вам о новых записях, переносах и отменах в Telegram и push-уведомлением на телефон.
• Google Календарь: записи появляются в календаре, а занятое там время закрывает окна для записи.

Старые записи можно не терять: историю из таблицы оставьте как архив, а новые клиенты пойдут в сервис. Как организовать запись шаг за шагом, описано в статье как сделать онлайн запись клиентов бесплатно. О готовом шаблоне журнала - в статье журнал записи клиентов.

Коротко

Начните с шаблона: десять колонок, выпадающий список статусов, цвета и формулы. Он закроет учёт, пока клиентов немного. Когда запись становится перепиской, а не таблицей, перенесите её в онлайн.

Первые 50 записей в Zabookni бесплатны, дальше 200 ₽ в месяц. Карта для начала не нужна.

Перейти на онлайн-запись