Журнал записи клиентов: шаблон и онлайн-версия

Журнал записи клиентов - это список всех визитов: кто, когда, на какую услугу и чем закончилось. Его ведут в тетради, в Excel или в Google Таблицах. Ниже - готовый шаблон, настройка таблицы за 15 минут и честный разговор о том, где журнал перестаёт справляться.

Какие колонки нужны

Вот шаблон, который подходит мастеру маникюра, парикмахеру, массажисту и репетитору. Лишние колонки можно убрать.

Дата	Время	Клиент	Телефон	Услуга	Мастер	Длительность	Цена	Статус	Комментарий
02.10	10:00	Анна Петрова	+7 900 111-22-33	Маникюр с покрытием	Ольга	2 ч	2200 ₽	Пришла	Любит нюд, аллергия на один бренд лака
02.10	13:00	Мария Смирнова	+7 900 444-55-66	Снятие покрытия	Ольга	30 мин	400 ₽	Не пришла	Не отвечала на звонок
03.10	11:00	Ирина Козлова	+7 900 777-88-99	Маникюр без покрытия	Ольга	1 ч	1200 ₽	Перенесла	Перенос на 07.10, 11:00

Зачем каждая колонка:

• Дата и время - чтобы видеть день и не записать двух человек на одно окно.
• Клиент и телефон - чтобы позвонить, если что-то поменялось.
• Услуга и длительность - чтобы понимать, когда освободитесь. Маникюр с покрытием в 10:00 значит, что следующего клиента можно брать не раньше 12:00.
• Мастер - если вы работаете не одни. Если одни, колонку можно убрать.
• Цена - чтобы в конце месяца посчитать выручку.
• Статус - пришёл, не пришёл, перенёс, отменил. По этой колонке видно, кто регулярно не приходит.
• Комментарий - всё, что стоит помнить: предпочтения, аллергии, о чём договорились.

Репетитору вместо «Мастер» удобнее колонка «Предмет», а в комментарии записывать тему урока и домашнее задание.

Как настроить журнал в Google Таблицах или Excel

Таблица удобнее тетради: её можно отсортировать, отфильтровать и посчитать. Пять настроек, которые стоит сделать сразу.

1. Закрепите строку заголовков. В Google Таблицах: «Вид» - «Закрепить» - «1 строка». В Excel: «Вид» - «Закрепить области» - «Закрепить верхнюю строку». Заголовки останутся на месте, когда вы пролистаете вниз.

2. Сделайте выпадающий список для статуса. Выделите колонку «Статус». В Google Таблицах: «Данные» - «Настроить проверку данных» - «Раскрывающийся список». В Excel: «Данные» - «Проверка данных» - «Список». Впишите варианты: Записан, Пришёл, Не пришёл, Перенёс, Отменил. Так статус всегда пишется одинаково, и его можно посчитать.

3. Заведите лист на каждый месяц. Лист «Октябрь», лист «Ноябрь». Таблица не разрастается до тысяч строк, а выручку за месяц видно внизу листа. Скопируйте первый лист как шаблон - настройки сохранятся.

4. Подсветите неявки. Условное форматирование: если в колонке «Статус» стоит «Не пришёл», строка становится красной. В Google Таблицах: «Формат» - «Условное форматирование». В Excel: «Главная» - «Условное форматирование». Через месяц видно, кто пропускает визиты.

5. Посчитайте итоги. Под колонкой «Цена» поставьте сумму по пришедшим клиентам. В Google Таблицах и Excel это делает функция СУММЕСЛИ: сумма цен, где статус «Пришёл».

Бумажному журналу это тоже подходит: разлинуйте страницу по тем же колонкам, а неявки отмечайте красной ручкой.

Где журнал перестаёт справляться

Журнал хорошо отвечает на вопрос «что было». С вопросом «как записаться» он не помогает.

Клиент не может записаться сам. Журнал видите только вы. Клиентка пишет «Когда есть окно?», вы открываете таблицу, ищете, отвечаете. Если она пишет в 23:00, ответ получит утром - или уже запишется к другому мастеру.

Двойные записи. Таблица не проверяет, свободно ли время. Если журнал ведут двое - мастер и администратор, - рано или поздно два клиента окажутся на одно окно. Таблица не знает, что маникюр с покрытием занимает два часа и в 11:00 окна нет.

Нет напоминаний. Журнал не напомнит клиенту о визите. Чтобы клиентка не забыла, вы пишете ей накануне сами. Десять клиентов в день - десять сообщений вечером.

Журнал живёт в одном месте. Тетрадь лежит на рабочем столе. Файл Excel - на одном компьютере. Клиент звонит, когда вы в магазине, и ответить сразу нельзя. Google Таблицы открываются с телефона, но на маленьком экране таблицу с десятью колонками читать неудобно.

История клиента разбросана. Чтобы узнать, когда Анна была в последний раз и что делала, придётся листать месяцы назад.

Онлайн-версия журнала

Онлайн-журнал записи - это тот же список визитов, но клиенты попадают в него сами.

В Zabookni каждая запись - это строка в списке записей. Дата, время, клиент, услуга, мастер - всё заполняется само, когда клиент записывается. Длительность и цена берутся из услуги, которую вы создали заранее.

Клиенты записываются сами. Вы даёте ссылку на страницу записи. Клиент выбирает услугу и видит только свободные окна - с учётом длительности, перерывов и паузы между клиентами. Записаться на занятое время нельзя, поэтому двойных записей нет.

Карточка клиента. Все, кто записался, попадают в список клиентов. В карточке клиента видна история визитов: когда была, на какой услуге.

Напоминания клиентам. После записи клиент может включить уведомления в Telegram-боте Zabookni. За 24 часа до визита бот напомнит о записи и покажет кнопки «Подтверждаю, приду» и «Отменяю, не приду». Писать каждому вечером не нужно.

Журнал всегда с собой. Записи видно в приложении для iPhone, версия для Android готовится. О новых записях, переносах и отменах приходят уведомления в Telegram и push-уведомления.

Для команды. Пригласите сотрудника по ссылке. У каждого своё расписание, а клиент выбирает мастера или «Любой сотрудник».

Google Календарь. Если вы ведёте Google Календарь, подключите его: записи появятся в календаре, а занятое там время закроется для записи.

Когда что подходит

• Пять-десять постоянных клиентов, записи через личную переписку - хватит таблицы по шаблону выше.
• Клиенты пишут в любое время, много новых, вы устали отвечать «когда есть окно» - нужен онлайн-журнал, куда клиенты записываются сами.

Первые 50 записей в Zabookni бесплатны, дальше - 200 ₽ в месяц. Карта для начала не нужна.

Завести онлайн-журнал записи