Онлайн запись для салона красоты: как настроить

Клиент пишет в директ в десять вечера: «Есть окно на маникюр в субботу?» Администратор увидит сообщение утром, к тому времени клиентка уже записалась в другое место. Онлайн запись убирает такие потери: человек сам открывает ссылку, видит свободное время нужного мастера и записывается. Ниже разберём, как настроить онлайн запись для салона красоты: от списка услуг до ссылок на картах и в соцсетях.

Статья подойдёт и небольшому салону на три-пять мастеров, и кабинету, где вы работаете с коллегой. Примеры из Zabookni, но порядок действий одинаков для любого сервиса записи.

С чем столкнётся салон, а не частный мастер

Мастер-одиночка ведёт один календарь. Салон сложнее: несколько человек, у каждого свой график, а услуги разной длительности занимают разное время. Три вещи нужно решить до настройки.

1. Кто что делает. Не каждый мастер выполняет все услуги: стрижкой занимается парикмахер, ногтями мастер маникюра.
2. Сколько длится каждая услуга. От этого зависит, какие окна клиентка увидит на странице.
3. Кто будет принимать записи. Если запись ведёт администратор, ему нужно видеть всех мастеров. Если мастера ведут свои записи сами, у каждого должен быть свой доступ.

Запишите это на листе бумаги. Дальше настройка пойдёт быстро.

Шаг 1. Составьте список услуг

Для каждой услуги нужны название, длительность, цена, короткое описание и фото. Клиентка должна по странице понять, что она получит и сколько это стоит, не спрашивая в переписке.

Пример прайса, как он может выглядеть:

Услуга	Длительность	Цена
Маникюр без покрытия	1 ч	1200 ₽
Маникюр с покрытием	2 ч	2200 ₽
Снятие покрытия	30 мин	400 ₽
Женская стрижка	1 ч 30 мин	2500 ₽
Окрашивание в один тон	3 ч	5000 ₽

Цены в таблице условные, подставьте свои.

Как задавать длительность

Главная ошибка: указать «примерно» или среднее время. Если маникюр с покрытием у вас занимает 2 часа 15 минут, а в системе стоит 2 часа, то у каждого клиента будет сдвиг, и к вечеру расписание поедет.

Совет: за неделю засеките реальное время по каждой услуге вместе с подготовкой и уборкой. Если после процедуры нужно 10-15 минут на уборку, заложите это в запас времени между клиентами, а не в длительность услуги. В Zabookni запас между клиентами задаётся отдельно от длительности.

Составные услуги

Клиентка часто хочет сразу два пункта: маникюр и снятие, стрижку и укладку. Есть два способа:

• Отдельная услуга-комбо. «Маникюр с покрытием и снятием» на 2 часа 30 минут. Просто для клиента, один выбор.
• Две отдельные записи подряд. Подходит, если части выполняют разные мастера.

Для самых частых сочетаний сделайте комбо. Остальное оставьте отдельными услугами.

Шаг 2. Добавьте мастеров

В Zabookni сотрудника приглашают по ссылке: вы отправляете ссылку, мастер заходит и заполняет свой профиль сам. У каждого свой график на каждую услугу, перерывы и отпуск, а также свой Google Календарь. На странице записи клиентка выбирает, к кому идёт.

Что настроить у каждого мастера

• Рабочие дни и часы. Один работает с понедельника по пятницу с 10 до 19, другой через два дня на третий с 12 до 21.
• Перерывы. Обед и пауза, чтобы мастер мог выдохнуть.
• График по услугам. У каждого мастера он свой на каждую услугу: проверьте, что мастер доступен только там, где он действительно работает.
• Свой календарь. Мастер подключает собственный Google Календарь. Если у него визит к врачу или выходной, эти часы закроются на странице записи, и клиентка туда не попадёт.

Зачем мастерам свой календарь

Это решает старую проблему: «я забыла сказать администратору, что ухожу в четыре». Раньше мастер должен был помнить и предупредить. Теперь он ставит событие в свой календарь, и время закрывается само. Администратор перестаёт быть передатчиком информации между мастерами и клиентами.

Синхронизация двусторонняя: событие в календаре закрывает слот на странице записи, а новая запись клиента тут же появляется в календаре мастера.

Как распределить права

Договоритесь заранее, кто что меняет. Практичное правило для небольшой команды: каждый мастер сам отвечает за свой график и выходные, а владелец следит за услугами, ценами и оформлением страницы. Так не возникает ситуации, когда два человека одновременно меняют одно и то же.

Шаг 3. Оформите страницу записи

Страница - это витрина салона. Клиентка, которая пришла по ссылке из карты, не знает вас, и по странице решает, доверять ли вам.

Что стоит сделать:

• загрузить обложку и фон, которые похожи на ваш салон или работы;
• выбрать светлую или тёмную тему под ваш стиль;
• задать собственный адрес страницы, чтобы ссылка читалась и запоминалась;
• добавить фото работ к услугам;
• написать в описании услуг то, о чём клиентки всегда спрашивают: нужна ли предоплата, что взять с собой, сколько занимает процедура.

Страница записи в Zabookni открывается в браузере телефона, это важно: большинство клиентов откроют ссылку именно там. Проверьте свою страницу с телефона, прежде чем раздавать ссылку, и пройдите путь записи как клиент.

Шаг 4. Задайте правила записи

Прежде чем открыть запись, решите несколько вопросов.

• За сколько дней вперёд можно записаться. Если мастера не знают расписание дальше чем на месяц, не открывайте запись на три.
• Сколько записей в день. Ограничение полезно, если мастер не хочет работать без отдыха.
• До какого часа можно отменить. Укажите конкретный срок, например «до 18:00 накануне», и напишите об этом на странице. Это снижает неявки: подробнее в статье как снизить неявки клиентов.

В Zabookni можно задать лимит записей в день, срок, за который можно записаться, час, до которого можно отменить, и запас времени между клиентами.

Шаг 5. Разместите ссылку там, где вас ищут

Лучшая страница записи бесполезна, если о ней никто не знает. Важно разместить ссылку в каждом месте, где клиентка уже встречает ваш салон.

Яндекс Карты

Клиентки ищут «маникюр рядом» и выбирают среди тех, кто на карте. В карточке организации в Яндекс Бизнесе есть поле для сайта: поставьте туда ссылку на запись. Тогда человек, нашедший вас на карте, окажется сразу на странице с услугами и свободным временем. Заполните в карточке также часы работы, фото и услуги, и актуальны ли они, проверяйте раз в месяц.

2ГИС

То же самое: в карточке организации в 2ГИС есть поле для сайта и соцсетей. Ставьте туда ту же ссылку. Пользуются 2ГИС и в больших городах, и в небольших, так что дублируйте ссылку на обоих сервисах.

ВКонтакте

Закрепите пост с инструкцией «Как записаться» и поставьте ссылку в шапку сообщества и в раздел контактов. В закреплённом посте покажите, как это выглядит: два-три скриншота и фраза «выберите мастера и время, подтверждение придёт сразу».

Telegram

Ссылка в описании канала и в закреплённом сообщении. Если у вас есть чат с клиентами, закрепите ссылку и там. А если клиентки привыкли писать вам в личку, поставьте ссылку в автоответ: «Записаться можно здесь, так быстрее».

Instagram и мессенджеры

В шапку профиля, в разделы «Контакты» и в автоответ мессенджера. Постоянным клиенткам отправьте ссылку в личном сообщении один раз, с короткой фразой: «Теперь можно записываться самой в любое время».

Как поставить ссылку в карточки на картах и в соцсети, рассказано в статье как сделать онлайн запись клиентов бесплатно.

Откуда пришли клиенты

Чтобы понять, какой канал работает, спрашивайте новых клиенток при записи или на приёме: «Как вы о нас узнали?» Запишите ответ в карточку клиента. Через два-три месяца у вас будет картина, на что тратить силы.

Шаг 6. Научите команду и клиентов

Технология не заработает сама. Нужны два коротких разговора.

С командой. Объясните, что теперь расписание живёт в одном месте, и мастера не принимают записи в обход: ни в личных сообщениях, ни «по знакомству». Иначе появятся двойные записи. Если клиентка пишет мастеру напрямую, он отправляет ей ссылку или вносит запись в календарь сам.

С клиентами. Первое время предлагайте ссылку при каждом общении: «запишитесь здесь, выбирайте любое время». Через месяц привычка закрепится, и переписка о времени сократится.

Шаг 7. Проверьте и запустите

Перед запуском пройдите по короткому списку:

1. Запишитесь на каждую услугу как клиент и проверьте, правильное ли время и правильный ли мастер показываются.
2. Убедитесь, что запись появилась в календаре мастера.
3. Закройте тестовыми событиями в календаре время мастера и проверьте, что на странице оно недоступно.
4. Проверьте уведомления: вам и мастеру должно прийти сообщение о новой записи.
5. Отмените тестовую запись и убедитесь, что слот снова свободен.

Если что-то не так, лучше обнаружить это до того, как придут настоящие клиентки.

Чего в Zabookni нет

Честно о границах, чтобы вы не искали лишнее. В Zabookni нет каталога салонов, где клиентки находят вас сами, онлайн-оплаты, кассы, склада и программы лояльности. Это инструмент записи: страница, расписание команды, Google Календарь и уведомления. Если вам нужен учёт расходных материалов и касса, их придётся вести отдельно.

Зато на запуск уходит вечер, а не неделя.

Сколько это стоит

Первые 50 записей бесплатно, со всеми функциями. Дальше 200 ₽ в месяц. Кредитная карта для старта не нужна, отменить можно в любой момент.

Итог

Онлайн запись для салона красоты строится в семь шагов: услуги с реальной длительностью, мастера с собственными графиками и календарями, оформленная страница, правила записи, ссылки на картах и в соцсетях, обучение команды и проверка. Основная работа делается один раз, дальше расписание поддерживает себя само.

Подробнее: онлайн запись для салона красоты и приложение для записи клиентов для частного мастера. Если выбираете сервис, посмотрите сравнение бесплатных приложений для записи клиентов.

Создать страницу записи бесплатно