Как сделать онлайн запись клиентов бесплатно: пошагово

Мастер маникюра отвечает на сообщения между клиентками, репетитор - между уроками. Каждая запись - это пять-шесть реплик: «А в четверг есть окно?», «Нет, только в 18:00», «А в пятницу?». Онлайн-запись убирает эту переписку: клиент открывает ссылку, видит свободное время и записывается сам. Ниже - как это сделать без денег и без программиста.

Шаг 1. Составьте список услуг

Запишите каждую услугу в три поля: название, длительность, цена. Длительность считайте реальную, с подготовкой и уборкой.

Пример для мастера маникюра:

• Маникюр без покрытия - 1 час - 1200 ₽
• Маникюр с покрытием гель-лаком - 2 часа - 2200 ₽
• Снятие покрытия - 30 минут - 400 ₽

Пример для репетитора:

• Пробный урок - 30 минут - бесплатно
• Урок английского - 60 минут - 1500 ₽
• Подготовка к ЕГЭ - 90 минут - 2000 ₽

Если услуг больше десяти, объедините похожие. Клиенту проще выбрать из пяти пунктов, чем из двадцати.

Шаг 2. Решите, когда вы работаете

Распишите неделю: в какие дни принимаете, с какого по какое время, когда обед. Подумайте про перерыв между клиентами. Мастеру нужно 15 минут, чтобы продезинфицировать инструмент. Репетитору - 10 минут, чтобы проветрить голову и открыть материалы к следующему уроку.

Сразу решите и про исключения: отпуск, праздники, дни, когда вы работаете только до обеда.

Шаг 3. Выберите инструмент

Бесплатных вариантов четыре. У каждого свой предел.

Бумажный блокнот или заметки в телефоне. Ничего не стоит и работает сразу. Но клиент по-прежнему пишет вам, а вы ищете окно глазами. Это не онлайн-запись, это учёт записей.

Google Формы. Можно сделать форму с полями «имя», «телефон», «услуга», «удобное время» и дать на неё ссылку. Форма собирает заявки, но не показывает свободное время. Клиент пишет «вторник, 15:00», а у вас в это время уже человек. Каждую заявку всё равно нужно подтверждать вручную.

Календарь. Google Календарь или Яндекс Календарь удобно вести самому: видно всю неделю, приходят напоминания. Клиентам он показывает либо всё подряд, либо ничего. Подробнее об этом - в статье про запись клиентов через Яндекс Календарь и Google Календарь.

Сервис онлайн-записи с бесплатным тарифом. Клиент видит только свободные окна по выбранной услуге и записывается сам. Проверьте, что именно бесплатно: число записей, число сотрудников, напоминания клиентам. У многих сервисов бесплатный тариф ограничен.

Если клиентов пять в месяц, хватит блокнота. Если вы весь день отвечаете в мессенджере «когда есть время», нужен сервис.

Шаг 4. Поставьте ограничения

Без правил клиенты запишутся на завтра на 8 утра или на март следующего года. Решите:

• Сколько записей в день. Мастер маникюра выдерживает четыре-пять клиентов, дальше страдает качество.
• На сколько вперёд можно записаться. Две-четыре недели обычно достаточно. Дальше планы у людей меняются.
• За сколько до визита можно отменить. Например, не позже чем за 12 часов. Тогда у вас есть время отдать окно другому.
• Минимальный срок до записи. Чтобы никто не записался на через 20 минут, когда вы в дороге.

Шаг 5. Разместите ссылку там, где вас ищут клиенты

Ссылка на запись работает, только если её видно. Места, где она нужна:

• Telegram. В описании профиля, в описании канала и в закреплённом сообщении. Подробнее - в статье про запись клиентов через Telegram.
• VK. Кнопка на странице сообщества и ссылка в описании.
• Instagram. Ссылка в профиле.
• Яндекс Карты и 2ГИС. В карточке организации есть поле для сайта - туда можно поставить ссылку на запись. Многие клиенты находят мастера именно на картах.
• Автоответ в мессенджерах. В WhatsApp Business и в Telegram для бизнеса можно настроить приветствие: «Здравствуйте. Записаться можно по ссылке: …». Клиент получит её раньше, чем вы увидите сообщение.
• Визитка и табличка у рабочего места. QR-код со ссылкой.

Шаг 6. Расскажите постоянным клиентам

Постоянные клиенты привыкли писать вам лично. Отправьте каждому короткое сообщение: «Теперь можно записаться самой в любое время: [ссылка]. Там видно все свободные окна». Одного сообщения мало, повторяйте ссылку при каждой следующей переписке.

Шаг 7. Что делать с теми, кто всё равно звонит

Кто-то будет звонить и писать всегда, особенно люди старшего возраста. Не отказывайте им. Записывайте таких клиентов в ту же систему сами, чтобы все записи были в одном месте. Если вести два расписания - в сервисе и в блокноте, - рано или поздно два клиента придут на одно время.

Можно мягко предлагать ссылку: «Записала вас на среду. В следующий раз можно выбрать время самой, вот ссылка».

Те же шаги в Zabookni

Zabookni - сервис онлайн-записи для мастеров и небольших команд. Вот как в нём пройти эти шаги.

Услуги. Создайте услугу: название, длительность, цена, описание, фотографии работ.

Расписание. Задайте часы работы на каждый день, перерывы и паузу между клиентами. Например, 15 минут после каждого маникюра.

Ограничения. Укажите, сколько записей в день принимать, на сколько вперёд открыта запись и до какого момента клиент может отменить визит.

Календарь. Если вы ведёте Google Календарь, подключите его. Синхронизация работает в обе стороны: занятое время в календаре закрывает окна для записи, а новые записи сами появляются в календаре.

Ссылка. Скопируйте ссылку на свою страницу записи и разместите её в Telegram, VK, Instagram и на картах. Страницу можно оформить под себя: обложка, фон, светлая или тёмная тема, свой адрес страницы. Страница работает на русском и английском.

Клиенты записываются сами. Клиент выбирает услугу и свободное окно в любое время суток. После записи он может включить уведомления в Telegram-боте Zabookni. За 24 часа до визита бот напомнит о записи и покажет кнопки «Подтверждаю, приду» и «Отменяю, не приду». Если запись перенесут или отменят, бот тоже сообщит.

Вы узнаёте о записях сразу. О новых записях, переносах и отменах приходят уведомления в Telegram и push-уведомления в приложении для iPhone. Версия для Android готовится.

Тех, кто звонит, можно записать самому через ту же страницу, пока клиент на связи. Так все визиты окажутся в одном расписании, а клиенты - в одном списке с историей визитов.

Если вы работаете не одни, пригласите сотрудника по ссылке. У каждого своё расписание и свой Google Календарь, а клиент выбирает конкретного мастера или «Любой сотрудник».

Для онлайн-консультаций Zabookni сам добавляет в запись ссылку на Google Meet - репетитору не нужно отправлять её вручную.

Сколько это стоит

Первые 50 записей в Zabookni бесплатны. Потом - 200 ₽ в месяц. Карта для начала не нужна.

Список услуг и часы работы у вас уже есть после шагов 1 и 2 - остаётся перенести их в сервис.

Создать страницу записи бесплатно