Запись клиентов через Яндекс Календарь и Google Календарь

Многие мастера начинают вести записи в календаре, который уже есть в телефоне. Это логично: календарь бесплатный, он напоминает о встречах и показывает неделю целиком. Разберём, как устроена такая схема в Яндекс Календаре и Google Календаре, где она работает хорошо и где начинает мешать.

Как ведут записи в календаре

Схема обычно одна и та же, в каком бы календаре вы ни работали.

1. Заведите отдельный календарь для работы. И в Яндекс Календаре, и в Google Календаре можно создать несколько календарей в одном аккаунте. Назовите его «Клиенты» или «Записи» и выберите для него свой цвет. Так записи не смешаются с днём рождения мамы и походом к стоматологу.

2. Клиент пишет вам, вы создаёте событие. Клиентка пишет в Telegram: «Можно на маникюр в пятницу?». Вы смотрите календарь, предлагаете время и создаёте событие: «Анна, маникюр с покрытием, +7 900 …», пятница, 14:00-16:00.

3. Ставите себе напоминание. Календарь напомнит за час или за день. Удобно, чтобы утром увидеть, кто сегодня придёт.

4. Даёте доступ, если нужно. Календарём можно поделиться с конкретным человеком - например, с администратором или напарницей. Некоторые мастера открывают календарь по публичной ссылке, чтобы клиенты сами смотрели, когда занято.

5. Приглашаете клиента, если он пользуется почтой. В событие можно добавить участника по email. Тогда клиенту придёт приглашение, и событие появится в его календаре.

Для репетитора с десятью постоянными учениками этого часто достаточно. Расписание стабильное, новые ученики появляются редко, договориться в переписке нетрудно.

Расписание встреч в Google Календаре

В Google Календаре есть функция «расписание встреч» (appointment schedules). Она позволяет создать страницу бронирования: вы задаёте время, когда готовы принимать, а человек по ссылке выбирает свободный слот. Набор возможностей зависит от типа аккаунта - личного или рабочего Google Workspace - и может меняться. Проверьте, что доступно именно в вашем аккаунте, прежде чем строить на этом работу.

В Яндекс Календаре мастера обычно ведут записи вручную, по схеме выше. Его возможности тоже меняются, поэтому актуальный список смотрите в справке Яндекса.

Где схема перестаёт работать

Пока клиентов мало, календарь справляется. Когда их становится больше, появляются проблемы.

Клиент не видит свободное время. Обычный общий календарь показывает либо все ваши события, либо ничего. Если открыть его по ссылке, клиент увидит и чужие записи, и ваши личные дела. Если не открывать - он снова пишет «А когда есть окно?», и вы снова переписываетесь.

Нет услуг, длительности и цен. Календарь не знает, что маникюр с покрытием занимает два часа, а снятие - полчаса. Каждый раз вы сами считаете, влезает ли клиент в окно. Цены клиент спрашивает отдельно.

Напоминания приходят вам, а не клиенту. Напоминание в календаре - это напоминание себе. Клиент получит что-то, только если вы пригласили его по email и он пользуется этим календарём. Большинство клиентов мастера маникюра так не живут: у них есть Telegram, а почту они открывают раз в месяц.

Нет списка клиентов. Чтобы узнать, когда Анна была в последний раз, придётся листать календарь назад или искать по имени, если вы каждый раз писали его одинаково. Телефоны живут в описаниях событий.

Всё делаете вы. Каждую запись, перенос и отмену вы вносите руками. Клиент в 23:00 хочет записаться, а вы уже спите - и он идёт к другому мастеру.

Календарь плюс страница записи

Разумный вариант - оставить календарь для себя, а клиентам дать отдельную страницу записи, которая с ним связана.

Zabookni - это страница записи поверх Google Календаря. Вы создаёте услуги с длительностью и ценой, задаёте часы работы, перерывы и паузу между клиентами. Клиент по ссылке видит только свободные окна для выбранной услуги - без ваших личных дел - и записывается сам в любое время суток.

Синхронизация в обе стороны. Если в Google Календаре стоит «Стоматолог, 12:00-13:00», это время закрывается для записи. Когда клиент записывается, запись сама появляется в вашем календаре. Вы продолжаете смотреть день в привычном календаре.

Напоминания получает клиент. После записи клиент может включить уведомления в Telegram-боте Zabookni. За 24 часа до визита бот присылает напоминание с кнопками «Подтверждаю, приду» и «Отменяю, не приду». О переносах и отменах бот тоже сообщает. Почта клиенту для этого не нужна.

Вы узнаёте о каждой записи. О новых записях, переносах и отменах приходят уведомления в Telegram и push-уведомления.

Список клиентов. Каждый, кто записался, попадает в список с историей визитов. Не нужно искать Анну по календарю.

Для команды. Если вас несколько, у каждого сотрудника своё расписание и свой Google Календарь. Клиент выбирает мастера или «Любой сотрудник».

Для онлайн-занятий. Репетитору, который занимается по видео, Zabookni сам добавляет в запись ссылку на Google Meet.

Если вы работаете в Яндекс Календаре

Скажем прямо: Zabookni синхронизируется только с Google Календарём. С Яндекс Календарём синхронизации нет.

Если вы ведёте всю жизнь в Яндекс Календаре, есть рабочий вариант. Заведите Google Календарь только для работы и подключите его к Zabookni. Записи клиентов будут приходить туда, а занятое время вы будете отмечать там же. Личные дела можно оставить в Яндекс Календаре. Минус один: перед тем как отметить себе выходной или личную встречу в рабочее время, нужно не забыть внести её в рабочий Google Календарь - иначе клиент запишется на это время.

Если всё расписание у вас и так рабочее, проще перейти на Google Календарь целиком.

Что выбрать

• До десяти постоянных клиентов, расписание стабильное - хватит отдельного календаря для работы. Яндекс или Google, неважно.
• Клиенты часто пишут «когда есть окно», много новых, записи прилетают вечером - нужна страница, где клиент сам видит свободное время.
• Вы уже ведёте Google Календарь - подключите его к странице записи, и он останется главным расписанием.

Первые 50 записей в Zabookni бесплатны, дальше - 200 ₽ в месяц. Карта для начала не нужна.

Подключить Google Календарь и открыть запись